Mindfulness is niet een beetje leuk zweverig meditatief voor je uit staren, maar actief bezig zijn met niet oordelen, meer focus en beter omgaan met druk.
Op het werk is e-mail een van de belangrijkste manieren van communicatie maar tegelijkertijd ook een van de meest indringende. We schrijven een brief in onze tekstverwerker, en dan zie je rechtsonder een ballonnetje opkomen van je mailprogramma om aan te geven dat je een nieuw bericht hebt ontvangen in je inbox.
Je aandacht wordt dus van het document dat je zat te schrijven afgehaald, je kijkt naar rechtsonder, probeert het snel te lezen en voor de zekerheid ga je toch maar even naar je inbox. Ondertussen voel je je per klik beter, want je krijgt iedere keer in je hersenen een beetje dopamine ingespoten als beloning. En dat voelt lekker!
Dopamine (heeft niets met doping te maken) wordt ook het gelukshormoon genoemd omdat het een grote rol speelt bij het ervaren van genot, blijdschap en welzijn. Nu snap je meteen waarom sociale media zo verslavend zijn, iedere keer dat jij Facebook checkt en van het ene bericht naar het andere gaat, dan krijg je een shotje dopamine.
Als je je dan zelf wijsmaakt dat je zo lekker aan het multi-tasken bent…. Je kunt helemaal niet multitasken. Onze hersenen (die al dat multitasken moeten doen) kunnen maar 1 ding na elkaar. Als je teveel dingen tegelijkertijd doet dan wordt je alleen maar trager in je denken. We denken dat veel hebben gedaan, en nog veel tegelijkertijd ook, maar we doen eigenlijk helemaal niet veel en zeker geen dingen die foutloos of kritisch denken nodig hebben.
Mannen kunnen dus maar 1 ding tegelijk zoals de meeste vrouwen weten. En dames, helaas: ook vrouwen kunnen maar een ding tegelijk.
Dus om mindful op het werk te zijn begin je dus goed om die e-mail notificatie uit te zetten. Focus je aandacht op een ding: of je schrijft die brief of je checkt je e-mail.
Mindful e-mailen doe je zo:
- Check je e-mail op vaste tijden per dag. Verminder je verslavende e-mail-checken-impuls door die impuls of aandrang alleen maar te observeren. Neem waar dat die impuls er opeens is. Wacht dan 1 seconde, meer niet. In die ene seconde kun je direct onderscheiden of je reactie op die impuls een automatisme is. Als het een automatisme is, dan adem je in en adem je uit. Als het goed is, is de impuls dan vervaagd en kan je nu besluiten of je wel of niet wilt e-mailen.
- Je hebt je melding rechtsonder in je beeldscherm (‘er zit een nieuwe, lekkere, verse e-mail in je inbox’) nu natuurlijk uitgezet want anders dan blijf je je aandacht versnipperen. Het uit hebben staan van die melding, laat je natuurlijk meteen volgen door alle meldingen op bijvoorbeeld je telefoon uit te zetten.
- Kies bewust waar je je aandacht naar toe laat uit gaan. Als je steeds maar heen en weer gaat tussen de berichten en het document waar je mee bezig was, dan verspil je veel tijd omdat je steeds maar weer je moet inlezen en inleven in de voorliggende letterbrij.
Een Facebook bericht met video’s van lieve, snoezige katjes is makkelijk voor je aandacht, maar steeds weer overschakelen tussen een zwaar juridisch document en e-mails vergt veel meer inspanning en maakt onrustig. - Begin de dag niet met e-mail lezen. Je hersenen zijn s’morgens fit, ontladen en energiek. Focus dus je aandacht mindful op dat een probleem en maak goed gebruik van je creativiteit door direct s’morgens fris uit de startblokken aan te pakken.
- Blokkeer e-mail tijd in je agenda. Geef jezelf toestemming om bijvoorbeeld na 10:30 uur te mogen mailen en dat aan het einde van de middag nog een keer te doen. Okay, voor de druk-druk-druktypes: nog even na de lunch als het echt moet.
- We geven heel veel tijd weg aan communicatie via het scherm, maar noem het vooral geen communicatie! We zijn er niet opgebouwd – we zijn gebouwd om te kijken:
60% van onze communicatie loopt via lichaamstaal,
33% van onze communicatie via intonatie van het gesproken woord,
en maar 7% van onze communicatie voor de woorden zelf.
Hoe groot is denk je de kans op een correct begrepen e-mail als de ontvanger maar 7% van zijn/haar communicatiemogelijkheden gebruikt? Hij of zij zal namelijk grotendeels op de automatische piloot reageren want de ontvanger kan je niet zien en je intonatie niet inschatten. - Over intonatie gesproken: we doen niet negatief en niet emotioneel. We hebben niet in de hand hoe de ander reageert, maar we kunnen wel in de hand houden hoe wij reageren. Onze reactie bereiden we voor en duwen door ons virusfilter. Als we op twee van de drie vragen volmondig ja zeggen, dan kunnen we onze e-mail met een gerust hart verzenden.
Je eigen virusfilter :
Is het waar?
Is het nodig?
Is het vriendelijk?Twee een ‘ja’? Dan mag je de mail verzenden.
Door mindful te e-mailen, werk je effectiever, ben je energieker, maak je minder fouten en lever je meer kwaliteit. Ook doordat je beslissingen beter onderbouwd kunt nemen.