En hoe gaat dat dan mindful e-mailen? Beetje zachte sector he?
Nou in het echte leven niet he! In het begin is er niets moeilijkers. Het dwingt namelijk om anders om te gaan met wat je schrijft, hoe je het schrijft en hoe het over komt op de ontvanger.
- Plan het checken van je e-mail in je werkdag: doe dat om jouw drie meest dringende werkzaamheden heen.
- Zet het berichtencentrum uit – alleen berichten van inkomende e-mails en sociale mediaberichten als het past in de agenda voor de dag die je zelf hebt gemaakt.
- Wees niet alleen een ‘zender’, maar kijk ook hoe je overkomt en hoe je boodschap overkomt bij de ontvanger. Je wilt immers dat de ontvanger er mee aan de gang gaat.
- Gebruik daarvoor het virusfilter: is het nodig, is het waar, is het vriendelijk? Twee keer een ‘ja’ op deze vragen, dan mag je het versturen.
- Sluit in de eerste regel van je bericht een bedankje – zelfs als je een mail stuurt met een klacht:
Dank je wel voor de inspanningen die je hebt gedaan om de zending toch op tijd bij ons te krijgen. Wij waren daar heel blij mee. Ondanks de door jou genomen voorzorgsmaatregelen is het toch beschadigd bij ons aangekomen. Wanneer schikt het jou om met elkaar te overleggen over de schade en hoe dit opgelost gaat worden?
Of een voorbeeld van een e-mailbericht om een offerte aan te vragen:
Heb je een goed weekend gehad? Wat een storm zeg gisteren, we werden echt uit ons jasje geblazen! Ik had hetzelfde gevoel toen ik naar je offerte keek.
Waar het om gaat is dat je jezelf weet te verbinden met de ontvanger. Van mens tot mens.
- Sluit af met een welgemeende ondertekening. Op ons kantoor ondertekenen we de e-mail met : “Met een hartelijke groet, Peter Janssen”. De zin ” Met een hartelijke groet” tikken we elke keer opnieuw, het is dus niet automatisch ingebakken in de e-mailhandtekening.
Op deze manier trainen we onze ‘alles op de automatische piloot’ aanpak niet meer, maar kiezen we er bewust voor om ook echt te hartelijke groeten te doen. Wij kiezen voor effectiviteit in plaats van efficiëntie.